1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Villa Karon ystävät ry, ja sen kotipaikka on Helsinki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on lisätä suomalaisten taiteilijoiden, tutkijoiden ja kulttuurivaikuttajien tuntemusta Länsi-Afrikasta ja lisätä kulttuurista kanssakäymistä ja vuorovaikutusta Suomen ja Länsi-Afrikan välillä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys antaa taiteilijoille, tutkijoille ja kulttuurivaikuttajille stipendejä ja työskentelytiloja sekä järjestää kulttuuritoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys pyrkii hankkimaan rahoitus- ja materiaalitukea sekä julkishallinnollisista että yksityisistä lähteistä.

3. Jäsenet

3.1. Varsinaiset jäsenet

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.

3.2. Yhteisöjäsenet

Yhdistyksen yhteisöjäseneksi voidaan hyväksyä oppilaitos, yhteisö tai järjestö, joka haluaa osallistua yhdistyksen toimintaan.

3.3. Jäsenten hyväksyminen

Varsinaiset jäsenet, yhteisöjäsenet sekä alumnijäsenet hyväksyy yhdistyksen hallitus.

3.4. Äänioikeus

Jokaisella varsinaisella jäsenellä, yhteisöjäsenellä sekä kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä on yksi ääni.

3.5. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsen

Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan yhdistyksen kokouksessa kutsua hallituksen esityksestä henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallituksen puheenjohtajalle tai yhdistyksen toiminnanjohtajalle.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vaikeuttanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä, yhteisöjäseniltä ja alumnijäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä ei ole jäsenmaksuvelvollisuutta.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus. Vuosikokous valitsee 4-6 hallituksen jäsentä ja enintään 2 varajäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muut mahdolliset tehtävänimikkeet. Sama henkilö voi olla hallituksessa yhtäjaksoisesti korkeintaan 8 vuotta kerrallaan.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä ja lisäksi puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ovat läsnä.

Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä, tai henkilö, jolla on siihen hallituksen erikseen antama henkilökohtainen oikeus.

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse.

10.Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa
siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista
äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus.
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4. Hyväksytään kokouksen esityslista.
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto.
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus.
8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet.
9. Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat.
10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

11. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.